Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Content Agency UG (haftungsbeschränkt)
Antonio-Segni-Straße 4
44263 Dortmund
Deutschland
E-Mail: info@contentag.com · Telefon: +49 173 4813208
Vertreten durch den Geschäftsführer Muhammed Danaci

2. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

• Kontakt- und Vertragsdaten (Name, Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-IdNr.) sowie Angebote, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen und Zahlungen – zur Anbahnung und Durchführung unserer Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, z. B. § 147 AO, § 257 HGB).
• Projekt- und Kommunikationsdaten (Aufgaben, Freigaben, Dateien, Tickets, Nachrichten, Kommentare) – zur Zusammenarbeit im Projekt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Zugangsdaten zum Kundenportal (E-Mail, Passwort als sicherer Hash, Anmeldezeitpunkte) – für den geschützten Zugang (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browser, Zeitpunkt) – für den sicheren Betrieb und die Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IP-Adressen in Protokollen werden nach spätestens 90 Tagen entfernt.

3. Online-Ansicht von Belegen

Rechnungen, Angebote, Verträge und Kostenvoranschläge können Sie über einen persönlichen Link oder im Kundenportal ansehen, annehmen und herunterladen. Öffnen Sie eine Online-Rechnung, vermerken wir Datum und Uhrzeit des Abrufs am Beleg (ohne IP-Adresse), um den Zugang nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); dieser Vermerk wird nach 12 Monaten gelöscht. Nehmen Sie ein Dokument online an, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und – falls Sie unterschreiben – das Unterschriftsbild als Nachweis des Vertragsschlusses. Versendete und angenommene Belege bewahren wir als unveränderliche PDF-Fassung auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

4. E-Mail-Kommunikation

Unsere E-Mails versenden wir über Google Workspace (Google Ireland Ltd., Irland). Die Messung, ob und wann eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde, setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); dabei speichern wir keine IP-Adresse und löschen die Messdaten nach 90 Tagen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail widerrufen.

5. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Hosting: Go Daddy Netherlands B.V. / Host Europe GmbH – Server in einem Rechenzentrum in der EU.
• E-Mail, Kalender, Dateiablage: Google Ireland Ltd. (Google Workspace, Google Drive).
• Übersetzungen: DeepL SE, Köln.
• KI-gestützte Entwürfe und Zusammenfassungen: Anthropic (Ireland Ltd. bzw. Anthropic PBC, USA) – Inhalte werden nur zur Erstellung des jeweiligen Entwurfs verarbeitet und nicht zum Training verwendet; Entwürfe prüft unser Team.
• Messenger-Kommunikation: Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp, Instagram, Messenger) – nur, wenn Sie uns darüber kontaktieren.
• Push-Benachrichtigungen: die Push-Dienste Ihres Browsers bzw. Geräts (z. B. Google, Apple, Mozilla, Microsoft) – nur, wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren; die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
• Online-Zahlung: sofern angeboten, der jeweilige Zahlungsdienst (z. B. Stripe, PayPal) als eigener Verantwortlicher.

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Künstliche Intelligenz

Einzelne Texte, Zusammenfassungen und Antwortvorschläge werden KI-gestützt erstellt und vor der Verwendung von unserem Team geprüft. Automatische Antworten kennzeichnen wir als solche. Sie können der KI-gestützten Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – eine kurze Nachricht an info@contentag.com genügt.

7. Cookies und lokaler Speicher

Das Kundenportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmeldung, Sicherheit, Spracheinstellung) sowie den lokalen Speicher Ihres Browsers für Ansichtseinstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt. Schriften und Programmbibliotheken laden wir von unserem eigenen Server.

8. Speicherdauer

• Zugangsdaten zum Kundenportal: bis zum Ende der Geschäftsbeziehung bzw. bis zur Löschung des Zugangs.
• Geschäftsbriefe, Angebote und Verträge: 6 Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Technische Protokolle: höchstens 90 Tage; Fehlerprotokolle: 30 Tage; Messdaten zu E-Mails: 90 Tage.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Im Kundenportal können Sie Ihre Daten unter „Mein Profil“ exportieren und die Löschung Ihres Zugangs beantragen. Wenden Sie sich für alle Anliegen an info@contentag.com.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Vertragsdaten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne diese Daten können wir keinen Vertrag schließen oder durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.